供應鏈盡職管理申訴管理程序

一、目的

為了及時發(fā)現(xiàn)和處理盡職采購礦物供應鏈可能存在的各類風險與隱患，保障利益相關方與惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰荆ㄒ韵潞喎Q“本公司”）管理層的順暢溝通，建立和諧互利的利益相關方關系，維護各利益相關方的合法權益，根據(jù)《惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰緵_突礦產供應鏈盡責管理政策》制定本申述管理程序。

二、適用范圍

適用于所有與沖突礦產供應鏈盡責管理相關的人員、團體、供應商、客戶等利益相關方。

三、管理職責

3.1 供應鏈管理辦公室負責制定并監(jiān)督此程序的執(zhí)行。

四、程序具體內容

4.1 可以對哪些問題提起申訴？

符合以下條件的申訴將會被受理：

1) 與本公司供應鏈盡責管理相關。

2) 本公司商業(yè)活動或者業(yè)務關系對利益相關方已經(jīng)造成或可能造成負面影響。

3) 本公司商業(yè)活動或者業(yè)務關系違反了《經(jīng)濟合作與發(fā)展組織關于來自受沖突影響和高風險區(qū)域的礦石的負責任供應鏈盡責管理指南》或《惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰緵_突礦產供應鏈盡責管理政策》中的要求。

符合以下任意一項標準的申訴不會被受理：

1) 與本公司供應鏈盡責管理無關。

2) 無法提供充分證據(jù)或證人以支持指出的問題。

3) 惡意申訴或為獲得競爭優(yōu)勢而發(fā)起的申訴。

4) 如果申訴的問題不屬于本公司內部機制所能夠解決的范疇，我們將積極協(xié)調外部機構解決。

4.2 誰可以提起申訴？

任何個人或團體，包括但不限于本公司的客戶、供應商、受影響的社區(qū)居民、員工、董事會成員等，無論與本公司是否存在直接或間接關聯(lián)，如認為本公司或本公司供應鏈存在第1條所列供應鏈盡責管理問題，并在過去一年內或者可能的將來給自己（或自己所代表的利益相關方）造成負面影響，均可向本公司供應鏈管理辦公室提起申訴。

如果申訴由代表受影響方的第三方團體或個人提出，該機構或個人應明確說明其所代表的對象，并提供具備代表權的明確證據(jù)。

提起申訴的個人和團體，以下均稱為“申訴者”。

4.3 如何提起申訴？

申訴者應填寫附件一所示《供應鏈盡責申訴書》，語種不限。申訴書應通過電子郵件、郵寄或親自送達本公司供應鏈管理辦公室（以下簡稱“辦公室”），該辦公室為本公司供應鏈管理委員會（以下簡稱“委員會）的日常辦事機構。

郵箱：csr@ruicycle.com

地址：惠州市惠陽區(qū)新圩鎮(zhèn)新豐村塘口村民小組地段辦公樓，惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰竟湽芾磙k公室

如選擇親自前往辦公室提交材料，請通過電子郵件提前預約時間。

申訴者必須提供足以支持調查的事實。如果缺乏確鑿證據(jù)，申訴者必須明確提供證人。如果申訴者提供的信息不足以開展調查，辦公室將建議其在30天內提供更多信息，否則無法受理。

4.4 如何處理申訴？

本公司致力于快速、有效地處理申訴，我們將按照圖1所示流程處理申訴。

圖1：惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)保科技有限公司處理供應鏈申訴流程

收到申訴材料后，我們通常按以下步驟采取行動：

第一步：辦公室向申訴者確認收到申訴材料（收到材料后2個工作日內）。

第二步：辦公室按照第1條所列申訴受理標準審核申訴材料，決定是否受理，并將決定書面（包括電子郵件或紙質文書）通知申訴者。如果決定不予受理，同時說明不予受理原因，并將處理結果報送委員會（收到材料后7個工作日內）。

第三步：如果決定受理申訴，辦公室則將申訴材料提交委員會，委員會根據(jù)申訴內容組織委員會相關成員啟動申訴調查程序，以便與申訴相關方（申訴者、被申訴對象，以及可能存在的其他利益相關方）展開合作，深入全面了解申訴中提出的問題，鑒別與申訴相關的更多利益相關方，完成調查報告并提交給申訴者、被申訴對象和本公司董事會。（決定受理申訴后60個工作日內）。

第四步：解決爭端。委員會聯(lián)合申訴者和被申訴對象，對爭端提出雙方都能接受的解決方案和程序，推動雙方達成書面共識。

第五步：申訴者和被申訴對象合作執(zhí)行達成共識的解決方案，委員會負責監(jiān)督執(zhí)行。

第六步：申訴者和被申訴對象雙方接受解決方案的執(zhí)行結果，并簽署執(zhí)行結果確認書，委員會決定結案。如果經(jīng)過一輪或者幾輪磋商，申訴者和被申訴對象中的任何一方不接受解決方案（第四步），或者不接受解決方案的執(zhí)行結果（第五步），則可以尋求本公司以外的解決途徑，如第三方爭端解決機構或專家等，公司內部申訴程序自動終結。委員會將申訴程序的最終結果通知申訴者、被申訴對象和本公司董事會。

第七步：針對所有被受理的申訴，委員會填寫《供應鏈盡責申訴存檔卡》，與申訴書、調查報告、解決方案的書面共識、執(zhí)行結果確認書等相關文件一并存檔保管。

申訴采用沖突回避機制，如您認為委員會中任何人員與申訴存在利益沖突，可在申訴書中要求回避。

4.5 申訴者是否被保護？

申訴者可以匿名申訴，但表明身份將有助于我們開展調查。如果您愿意表明真實身份，并明確提出保密要求，本公司將會對您的身份保密。本公司承諾不會對申訴者采取任何打擊和報復行為。

在任何情況下，本公司均保證以獨立、公正和客觀的方式處理、調查、回復并歸檔所接收的申訴材料。

4.6 該申訴辦法何時生效？

本程序經(jīng)過本公司總經(jīng)理批準之日起生效。

五、記錄

供應鏈盡責申訴書

附件一

惠州市恒創(chuàng)睿能環(huán)?？萍加邢薰?

供應鏈盡責申訴書